مدير ناجح لاول مرة

من طرف عاشقة الجنان الأربعاء أبريل 20, 2011 8:53 pm

مدير ناجح لأول مــــــــــــــــــــــرة

كتب / تسنيم حمدي

كيف تتواصل شفهيا وتقنع الاخرين؟

التواصل الشفهي واهميته:
تتم نسبه كبيره من التواصل والالقناع بطريقه شفهيه،ولا يعني الاتصال الشفهي الفعال التحدث بوضوح ودقه فحسب ،وإنما يعني كذلك ضمان ان المعلومات قد انتقلت الى المتلقي بالفعل وانه قد ادركها تماما .
فمعظم الناس يتحدثون بوضوح الا انهم عاده ما يعجزون عن تحقيق التواصل والسبب ان ما يقال إما أن يسمع بطريقة غير صحيحة وإما أنه لا يفهم على النحو الصحيح .
والشخص الناجح عادة وبالأخص المديرين (يؤدون الأدوار من خلال الأخرين )لذا يجب عليه ان يفهم الجميع ما هو مطلوب ىعلى اكمل وجه .

الأقناع وأهميته:
الإقناع هو القدره على جعل الآخرين يؤيدون ما تحتاج إليه ، وبرغبتهم متى أمكن ذلك ودون ان تلجأ الى اسلوب فيه نوع من التهديد،والقدره على الاقناع تحتل أهميه خاصهفي سبيل تحقيق الاهداف،فقد ولت ايام الموافقه على جميع التعليمات التي ترد من المدير دون ادنى مناقشة ،ويحتاج االقيادي الناجح الى يمتلك الاقناع الثلاثي مع المدير او مع فريق العمل او مع زملائه .

الاستماع فعل ايجابي وليس سلبيا :
واكي يتحقق الاستماع الفعال تأكد من انك قد فهمت النقاط الاساسيه من خلال ردها ثانيه الى صاحب الرساله كأن تقول مثلا : هل تعني ان الاجتماع تأجل حتى الثالثه يا .......؟ فهت كذا وكذا؟اليس فهمي صائب؟ وهذا يساعد على فهم الرساله على النحو الصحيح.
وقد يخطئ البعض وبعتقدوا انهم إن فعلوا ذلك فسوف يبدون اغبياء والواقع ان العكس صحيح فعاده ما يفسر صاحب الرساله على ان هذا اظهار للاهتمامومحاوله للفهم الجيد.

لخص وشجهع على طرح الاسئله :
كلما زاد التعقيد ازدادت الحاجه لتلخيص المعلومات في نقاط اساسيه واجزاء كبيره وينبغي ان تفهم وتعاد في نهايه كل قسم مثلا:قد يقضي الوالدان خمس دقائق او اكثر في شرح كيفيه العبور بامان لابنهما ولكنهم عادة ما يلخصون الأمر في جمله :تذكر ان عليك النظر في الاتجاهين قبل النزول من حافه الرصيف.كذلك ينبغي التشجيع على طرح الاسئله التي تساعد على الفهم وليس التحفيز فقط كأن تقول مثلا:الواقع اني قد تحدثت في كثير من الامور وقد واجهت صعوبة في فهم (كذا)في البدايه ،ولذا فساندهش ان لم يكن لديكم بعض الاسئله في خواطركم ،فما رأيكم؟؟.

استعن بالأسئله للتعامل مع الهجوم الشصي:
عندما يشن شخص هجوما شخصيا مثل هذا هو الأمر يالك من مدير رائع ،فالاغبياء مثلي يعملون السبت وانت تشاهد مباريات كره القدم وتحصل على ضعف الراتب ولا تفكر الا في نفسك ؟؟
من بين الردود المعتاده (العمل في اجازات نهايه الاسبوع مذكور في عقد عملك ما كنت تأبه للنظر فيه وبالمناسبه فان زيادة الحوافز سيبدأتسلمها الشر القادم.
او حسنا حسنا يجدر بي ان اجد شخصا اخر ليقوم بهذه المهمه:
النوع الاول :من الاستجابه ستتحول الى شجار عنيف فالانتقام هو الدافع الاقوى في هذه الحاله .
النوع الثاني :سيتم محو مظاهر الهجوم إن لم تكن كلها ولكن ستكون علمت للمهاجم ان اعمال الاستفزاز والعنف هي التي توصل الى نتيجه وتعطيه رساله(انه كلما استخدم الصوت العالي سيفوز )ولكن يكمن الحل في :حاول ان تطرح الأسئله عليه فالأسئله تحفز الاخرين على التفكير ،عندما تواتيهم الرغبه في رد الفعل ،واذا ما امكنك تجاهل الهجمات والاصرار على على الاسئله المفتوحه ،فأن حراره الهجوم سوف تهدأ بلا شك.

احترس من الاسئله السريعه المتلاحقه:
مثل(فلان ما سبب التاخير في المشروع ؟ هل بسبب غياب الموظفين المتكرر؟ما رأيك ما الذي يمكننا فعله حيال ذلك ؟هل اطلب منهم العمل الاضافي ؟وهكذا لم تتح لفلان المسكين اي فرصه للتفكير اوالاجابه على اي منها والافضل ان تطرح سؤالا واحدا وتوقف قليلا ،بهذا تترك فرصه للاجابه وايضا تخفض الارتباك الناجم عن
الاسئله المتلاحقه وقد يستغرق هذا بعض الوقت الا ان النتيجه النهائيه غالبا ما توكن فعاله ومرضيه على نحو كبير.

حدد النتجه التي تريد ان تصل اليها قبل ان اتحاول الاقناع:
قبل محاوله الاقناع حدد النتيجه التي تريدها بعينها ولا تخف من توصيل هذا الامر الى الطرف الاخر ،فبدون ذلك سينتهي بك الامر الى الوصول الى نتائج تختلف عما كنت تريده ما دام لم يتمكن غيرك من قراءة ما يدور بخاطرك على الارجح!!

ضع حدودا عند الاقناع او التفاوض:
الاشخاص الذين لديهم القدره على الاقناع والتفاوض عادة ما يضعون حدودا _اطار عام للعمل في داخله ،وهذا الاطار يوضع من خلال مجموعه من الاسئله مثل:
ما هو افضل ما آمل في تحقيقه بشكل واقعي ؟؟؟
ما الذي سيسعدني لو حققته؟؟؟
ما الحد الادنى او الاقصى الذي لا يمكنني التنازل عنه؟؟؟؟
ولاحظ كلمه واقعي في السؤال الاول ،ذلك ان الالتزام بطلب غير واقعي سوف يولد الكراهيه من البدايه لمعرفه الشخص الاخر انه لاتوجد فرصه لسد الفجوهفكن امينا مع نفسك في ما يمكن تحقيقه.
عامل الاشخاص الذين يهتمون بالخطوط العامه بطريقه مختلفه عما تعامل به اولئك المهتمين بالتفاصيل:
قد يؤدي الادلاء بمعلومات اكثر من الازم او اقل من الازم الى مشكلات خطيره،فاحيانا نجد اشخاص يقاطعون في وسط الموضوع لقول :ما الذي نريده في النهايه؟؟؟

الواقع انه لايحتاج الى كل هذه التفاصيل لأستجيب الى هذه المرحلهوعلى العكس فقد يغطي الطارح للموضوع النقاط الاساسيه فقط فتقاطعه دوما اسئله ما المخاطر التي وضعتها في الاعتبار ؟؟اوكيف وصلت الى هذا بالتحديد ؟؟؟؟،فهذا نموذج الشخص الذي يهتم بالتفاصيل .

الحل هنا ان تكون مستعدا على الوجه الاكمل بغض النظر عن المعلومات التي تريد توصيلها ،وحدد نوع الشخص الذي تتعامل معه،هل هو من النوع الذي يهتم بالتفاصيل ام ممن يريدون الخطوط العريضة فحسب ،وتصرف بناء على ذلك

*الأشخاص الذين يهتمون بالخطوط العريضه :اعرض عليهم اقتراحك منذ البدايه إلى جانب المميزات الأساسية ،ثم اسأل عن ما إذا كانوا يريدون المزيد من المعلومات ومن ثم استجب لما سيطلبونه منك .
*الأشخاص الذين يهتمون بالتفاصيل ،فاشرح لهم العمليات التي اعتمدتها للوصول الى الاقتراح ،واسالهم عن المناطق التي يريدون تغطيتها بالتفصيل وكن مستعدا للتلخيص في النهايه .
الفوز للجميع خير من خساره احد الطرفين:

يرى البعض ان الاقناع او التفاوض نوع من الرياضات التنافسيه (احتاج الى الفوز هذه المره ،حتى وان كان الامر يعني تحويل المعارضه الى خضوع فليكن الأمر كذلك!!)

ولدى هؤلاء الاشخاصاعتقاد خاطئ بأن فوزهم بالضرورة يعني هزيمة معارضيهموببساطة شديده الامر ليس صحيحا !،فالصوبه التي تواجه هذا المبدأ هو ما يترتب عليه من عواقب اي انك قد تفوز في البدايه في موقف واحد وتخسر الحوار باكمله والاحترام ،وذلك بسبب الشعور السئ الذي ولده تصرفك ،وقد لا يقبل البعض فكره ان العدالة الالهية ستحل في النهايه ويفضلون الانتقام لأنفسهم متى اتيحت لهم الفرصة سواء في المستقبل القريب او البعيد متى اتيحت لهم الفرصة والحل هنا:

اسلك الطريق الذي يحقق الفوز للجميع اي محاوله الفوز لكافه الاطراف ولو بقدر قليل ،ليتولد الشعور عقب المناقشه بانه حصل على مكسب ما.

الصدق دوما افضل سياسه :

قد يغير البعض الحقيقة في اطار محاولتهم اقناع الاخرين سؤل 70 شخص من مؤسسات مختلفه عن السمات الشخصيه التي يبحثون عنها في صفات المدير ،وقد وضع تسعون بالمائه منهم صفتي(الاحترام والثقه)على رأس خمسه من خمسه عشرة ميزه ،وهذا طبيعي فكيف لشخص ان يكتسب احترام الآخرين وثقتهم من دون التزام الصدق ؟؟
قد يكسب تغير الحقيقه جوله او اكثر ولكن في النهايه سيكتشف الاشخاص الحقيقة وهذا سينزع الاخترام والثقه في المعاملات المستقبليه .

وهذا لا يعني اخبار الجميع بكل شئ ولكن يعني ان ما يتم البوح به يكون حقيقة فهناك معلومات لا يمكن البوح بها ولكن يمكنك ان تفصح عن السبب الذي ينعك من الافصاح عن هذه المعلومات .
لا يفيد ان نخبر شخصا ان ما يفعله صواب في الوقت الذي لا تكون هذه هى الحقيقة ،ثم نشتكي بشأنهم إلى شخص آخر ولكن أخبرهم بالحقيقة دون ان تجرح مشاعرهم .

والملخــــــــــــــــــــــــــــــــــص:

كي تتواصل :

*استمع بشكل ايجابي
*لخص وشجع على طرح الاسئله.
*استعن بالاسئله للتعامل مع الهجوم الشفوي .
*احترس من الاسئله السريعه المتلاحقه .
*لاتخلط بين اتخاذ القرار بالاجماو والاقناع

كيف يمكنك اقناع الاخرين :
حدد النتيجه التي تريدها قبل البدء في الاقناع
ضع حدود عند الاقناع او التفاوض
عامل كل شخص بطريقته
اجعل الجميع يشعرون بانهم فائزون
اجعل الصدق دائما سياستك الاساسيه